Gestión del tiempo para una vida más fácil

Gestión del tiempo para una vida más fácil

Sí, lo sabemos. Perdemos la cabeza cada día intentando llegar a todo lo que nos proponemos pero rara es la jornada en tachamos todas las tareas de nuestra lista. Además de no haber cubierto las expectativas que teníamos previstas, nuestra “ineficiencia” nos causa malestar, ansiedad, sentido de culpabilidad… ¿No te ha pasado esto alguna vez?

Se trata de algo habitual en nuestra sociedad actual. Nuestro ritmo de vida va a mil por hora y, aunque tratemos de bajar el pistón, seguimos sin cumplir nuestros objetivos, tanto en la vida personal como en la laboral.

Aparte de plantearnos la vida de otra manera, destacando lo realmente importante o disfrutando del aquí y el ahora (no os perdáis nuestro post acerca del mindfulness, el tiempo se puede gestionar mejor si seguimos una serie de pautas y los habituamos a ellas).

Dicho de una manera sencilla, la gestión del tiempo es el proceso por el que una persona divide sus horas disponibles, según las tareas que debe realizar. Esto no nos permitirá comprarlo, pero sí alcanzaremos una seria de ventajas que van más allá de aumentar la eficacia, la eficiencia o la productividad.

Ventajas de gestionar bien el tiempo

Una buena gestión de nuestro tiempo está llena de beneficios que no podemos pasar por alto:

  • Nos hace personas más productivas.Nos ayuda a reducir el estrés.
  • Nos aporta más energía, elemental para lograr nuestros objetivos.
  • Aprovechamos mejor el tiempo y podemos realizar más tareas.
  • Nos deja más tiempo libre para dedicarnos a las cosas que nos hacen felices.
  • Nos relacionamos con las demás personas de una forma más positiva.
  • Nos sentimos mejor con nuestro interior.

10 consejos para mejorar la gestión del tiempo

Descubiertas estas estupendas ventajas de gestionar correctamente el tiempo, ahora la clave estaría en responder a esta pregunta: ¿cómo?

A grandes rasgos, podemos decir que la gestión del tiempo ha de hacer foco en estas cuatro cuestiones:

  1. La organización: cómo diseño el proceso para distribuir las tareas por día, semana, mes, año…
  2. La información: optimizar el proceso de recabar información para conseguirla de forma más rápida.
  3. La automatización: lo que funciona bien se debe repetir siempre así.
  4. Las distracciones: vamos a hacer autocrítica para ser conscientes de cómo y en qué perdemos el tiempo para estar alerta y que no se vuelva a repetir.

Pero si lo que queremos es ir más al grano, aquí van nuestras 10 estrategias que nos ayudarán a visibilizar mejor los puntos de arriba.

1. Registra el tiempo. Durante una o dos semanas, toma nota de todo lo que haces a intervalos cortos de tiempo. Así identificarás las tareas que consumen más tiempo y si estas son las más importantes.

2. Establecer prioridades. Debes diferenciar entre lo que es importante y lo que es urgente. Muchos expertos aseguran que muchas veces las tareas más importantes no suelen ser las más urgentes. Stephen Covey afirmaba que dedicar menos tiempo a actividades que no son importantes (independientemente de su urgencia) ayuda a ganar tiempo en actividades que no son urgentes pero sí importantes. De esa manera, podemos reducir el número de tareas importantes que se vuelven urgentes.
Observa la Matriz de Eisenhower:

URGENTENO URGENTE
IMPORTANTE
NO IMPORTANTE

3. Utilizar herramientas de planificación. Estas pueden ser calendarios, apps, planificadores, fichas, blocs de bolsillo y cuadernos. Siempre se deben anotar en el mismo lugar.

4. Organiza. Según Roster, la desorganización conduce a una mala gestión del tiempo, así que podemos comenzar con tres cajas: guardar, regalar y tirar. Después, procuraremos procesar mejor la información, por ejemplo, clasificar bien nuestras carpetas del ordenador, las del correo electrónico, otorgar un significado específico para cada color de nuestros rotuladores, marcadores, etc…

5. Programa correctamente. Primero conócete bien y haz autocrítica. Después, planifica tus tareas más exigentes para los periodos del día en los que cuentes con mayor energía. Las tareas pequeñas se pueden programas para los periodos en los que estamos haciendo tiempo. Por ejemplo: que comience una reunión o mientras esperamos una llamada. La ley de David Allen, esto es, si puedes hacer una tarea en menos de dos minutos, hazla ahora mismo. Si la tarea tomará más de dos minutos de tu tiempo, apuntala en tu lista.

6. Delega y pide ayuda. Identifica las tareas que otras personas pueden hacer y selecciona a las personas apropiadas para hacerlo.

7. Adiós a procrastinar. Normalmente dejamos para otro día las tareas que más nos desagradan. Por ello, es conveniente ir directamente al problema y completar esas tareas lo antes posible (por ejemplo, a primera hora del día), para quitárnoslas cuanto antes. También se puede dividir esa tarea odiosa en segmentos más pequeños para ir realizándolos poco a poco, casi sin darnos cuenta.

8. Evita la multitarea. Es mejor que cada día o periodo de tiempo lo emplees en hacer una misma cosa, ya que cambiar de tarea cada poco tiempo genera dificultad para concentrarse y mantener el enfoque. El principio de Carlson nos dice que trabajar de forma continua será más efectivo y consumirá menos tiempo que si se producen interrupciones.

9. Manejar las pérdidas de tiempo.

  • Reuniones presenciales o virtuales. Se ha de comenzar puntual y acabar puntual. Para ello, es imprescindible seguir un orden del día. Evitemos reuniones innecesarias que no cumplen un objetivo específico.
  • Visitantes inesperados. Mantener la reunión de pie ayudará a que dure menos tiempo o, incluso, informar de nuestro escaso tiempo y sugerir reprogramar la cita.
  • Correo electrónico. Destinar un momento específico para revisar el correo, leerlo y ordenarlo. Cancelar subscripciones que no nos interesan, nos llevará un tiempo pero a la larga nos ahorrará tiempo limpiando la bandeja de entrada.

10. Cuida tu salud. Es la mejor inversión de tu tiempo, así que no te dé miedo programar un espacio para relajarte o, simplemente, no hacer nada. Por otro lado, no estés todo el día frente a una pantalla. Descansa de tu ordenador, del televisor y del móvil.

Estos son los consejos que te proponemos desde IPACE. Una buena manera de saber si necesitas este tipo de gestión es haciéndote esta pregunta: ¿estás invirtiendo suficiente tiempo en tu propio bienestar personal? Si crees que no, ¡ya sabes cómo empezar!

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